書類整理のメリットとファイリング法

『明日を5％軽くする！整え力、伝えます。』
奈良の整理収納サービス　たのしか　藤田純子です。

2025年が始まりましたね。今年こそは、片付けをする！と目標をたてられた方も多いのではないでしょうか？まずはデスクや棚に山積みになっている書類を整えて、心も空間もスッキリさせて素敵な1年のスタートを始めてみませんか？

片付けで得られる素敵なメリットとは

お気に入りのカフェでゆっくり過ごす時間ができる
必要な時に書類が見つからない、しょっちゅう探し物をしている。探し物の時間は人生で一番無駄な時間と言われています。1日10分モノを探していたら1年間で60時間の計算に。お家が整っていると自分のための素敵な時間を増やすことができますね。
家族やスタッフ、お互いが心地よくノンストレスで過ごせる　
職場でもみんなで書類を共有できていれば、担当者がいなくても業務がスムーズに進みます。私も入院の経験がありますが、書類や家にあるモノは家族みんなで共有していたので何の不安もなく、安心して家を空けることができました。
頭がスッキリして作業効率アップ
デスクの上に書類やモノが山になっていたら良いアイデアも思い浮かびません。何もないデスクだと作業も捗りますし、アイデアがうかんだらすぐに取りかかることもできます。

片付けができると毎日の生活が楽しくなり、暮らしも豊かになりそうです。

書類を整理して人生が変わるきっかけに

書類整理のプロセスを「ファイリング」と呼びますが、ファイリングは文書やさまざまな情報と向き合うことになります。この文書や情報を整理しながら「なぜこの情報を集めたんだろう？」「本当に必要なんだろうか？」「この情報をどう利用するのか？」などなど自分の中に問いかけを行います。そのことで新たな気づきを得たり、キーワードが浮かび上がってくることも。実際、お客様のファイリングのお手伝いをさせて頂いた時、昔学んでみたいと思っていた書類が出てきて、もう一度チャレンジするわ！というきっかけになりました。まさに書類整理で人生が変わるといったことかもしれません。ただ要るか要らないかの作業だけではなく、思考や心の整理につながります。

書類のファイリング方法三つ

1、簿冊式ファイリング
背表紙のあるバインダーやファイルに閉じる方法です。なじみのある方法ですが、穴を開けたり、ポケットに入れたり綴じるという作業が必要で手間がかかります。要らなくなった時に処分しにくいなどのデメリットもあります。（画像は中1次男の定期テスト用紙の収納です。）

2、バーチカルファイリング
個別フォルダーに書類を入れ、ファイルボックスに垂直に立てる方法です。
綴じる必要がないので出し入れが楽にできます。必要がなくなれば廃棄もしやすい、見出しがずらっと並ぶので探しやすいのもメリット。お片づけサポートでもバーチカルファイリングをオススメしています。

3、その他（レターケースなど）
引き出しやトレイに寝かせて重ねる方法です。

書類を整理するコツ

全部集める
家のある書類を全部一箇所にまとめます。どんな書類が多いのか見極めることで必要・不必要かを見極めることができます。
カテゴリーごとに分ける
ファイリングする対象の書類をグループごとにまとめます。【お金に関するもの】【健康に関するもの、】【子供に関するもの】など
整理する
古い書類や必要のない書類はどんどん処分しましょう。ある研究で書類を溜め込んだオフィースでは半分の書類を処分できたという研究結果が出ています。以前ブログでご紹介した書類のデジタル化もオススメです。

バーチカルファイリングの方法

1、フォルダーに書類を入れる
関連する書類を1冊のフォルダーに入れて（まとめて）いく。書類の量は100枚以上にはならないようにします。

2、フォルダーをボックスファイルに入れる
書類の入ったフォルダーをボックスファイルにどんどん入れていく作業です。ファイルボックスはわかりやすくカテゴリーごとに準備すると良いです。ご家庭にもよりますが【マネー】【教育】【取説・保証書】【暮らし】【健康】【未処理】で準備することが多いです。

3、ラベルをつける
個別フォルダーの見出しとボックスファイル全面にラベルを貼る作業です。中身がわかるように見出しを表示することで探す手間が省けます。我が家ではフォルダーラベルを使って色別に項目ごとに収納にしていますが、ご家庭の書類であればラベルライター、なければラベルシールに手書きでも十分です。

バーチカルファイリングは一生使えるツールに

私も簿冊式ファイリングで家の書類を保管していましたが、バーチカルファイリングを学んでシステムを作り、そこからは書類に振り回されることのない生活を手に入れることができました。リバウンドしないためにも家に入ってきた書類は一時ボックスに入れ、週末には保管場所へ収納。年に1回は全体の見直しをすることで家全体の書類の管理ができています。必要な書類を秒で取り出せる心地よさ。皆様にも体感してほしいと思います。

まとめ

新年のスタートを整えるための書類の整理についてお伝えしました。昨年（2024年）の元旦起こった能登半島地震で自分に影響はなかったけれども心が落ち着かず、気づいたら家の本を整理していました。モノやコトを整えることで心も整っていく。いつもお伝えしているフレーズです。これからも「整え力」をお伝えして少しでも皆様のお役に立ちたいと思っております。